Events für den größten Tag des Lebens

Von Stephanie Volk – Hochzeiten sind neben Tagungen und Firmenfeiern eine weitere Form von Veranstaltungen für Locations und Hotels. Die Branche hat in den vergangenen Jahren einen kräftigen Aufschwung erlebt: Hochzeiten werden immer ausgefallener und vor allem individueller. Gewünscht wird keine Feier von der Stange. Es muss nicht zwingend groß sein, aber persönlich. Dahingehend bewegen sich die Trends: Persönlichkeit und Individualität sind hier die Stichworte.

Wo liegen die Herausforderungen für Locations bei dieser Entwicklung? Schließlich ist jede Location nur bedingt wandelbar. Grundrisse, Farben und Materialien sind gegeben. Deshalb ist das Zusammenspiel von Hochzeitsplaner und Location wichtig. Die verantwortlichen Eventplaner kennen ihre Location genau und wissen was möglich und umsetzbar ist. Die Hochzeitsplaner wiederum sind bereits seit Längerem mit dem Brautpaar eng im Austausch, kennen dessen Wünsche und bringen Ideen und neue, individuelle Konzepte mit. Gemeinsam, Hand in Hand kann dem Brautpaar der beste Service geboten werden.

Die Aufgaben eines Hochzeitsplaners bezogen auf die Location sind umfangreich. Zunächst muss für das Brautpaar die richtige Location gefunden werden. Es sollen selbstverständlich so viele Wünsche und Kriterien wie möglich erfüllt werden. Hin und wieder fehlt dem Brautpaar bei der Besichtigung die nötige Vorstellungskraft und so muss der Hochzeitsplaner ein Bild in den Köpfen der zukünftigen Eheleute erzeugen können. Sobald die Location gefunden ist, wird sich um die Umsetzung des Hochzeitskonzepts gekümmert. Neben gefühlt unzähligen Abstimmungen mit dem Floristen, Dekorateur und Papeterie Designer ist die Kommunikation mit der Location äußerst wichtig.

Die Eventverantwortlichen dort liefern die Information, was vorhanden ist und was mitgebracht werden muss. Sie geben Auskunft darüber, wo sich die nötigen Stromanschlüsse und Zufahrtstore befinden. Uhrzeiten der Anlieferungen müssen detailliert abgestimmt werden. Die Verantwortlichen der Location spielen eine große Rolle beim Erfolg einer reibungslosen Veranstaltung. Leider haben einige Locations Vorurteile gegenüber der Zusammenarbeit mit Hochzeitsplanern. Diese nehmen den Locations jedoch nichts weg: keine Kunden, keinen Umsatz. Denn die Beratungsleistung eines Hochzeitsplaners geht weit über die Beratung hinaus, die eine Location den Brautpaaren bieten kann.

Deshalb sollten beide Dienstleister eng zusammenarbeiten und so den Brautpaaren einen Mehrwert geben. Jeder bringt andere Kompetenzen und anderes Wissen mit. Die Zusammenarbeit mit einem Hochzeitsplaner kann die Arbeit für die Locations nämlich auch erleichtern. Der Hochzeitsplaner ist zentraler Ansprechpartner und weiß über alle Absprachen Bescheid. Er/sie kann einzelne Entscheidungen selbstständig treffen und so bleiben die Dienstwege kürzer. Auch am Hochzeitstag ist die Abstimmung über den Planer angenehmer, als ständig das Brautpaar stören zu müssen.

Die Erfahrung zeigt, dass die Locations nach der Zusammenarbeit mit einem Hochzeitsplaner begeistert waren über die detaillierte Planung und die durchdachten Abläufe. Und dass Risikofaktoren im Vorhinein durch gute Organisation auf ein Minimum reduziert wurden. –

 

Über die Autorin: Stephanie Volk studierte von 2012-2015 an der DHBW Ravensburg BWL – Messe-, Kongress- & Eventmanagement. Seit 2017 ist sie mit ihrer Agentur selbstständig. 2019 führte sie ein Rebranding ihrer Marke durch zu „Stephanie Volk. Wedding & Event Planning“. Sie ist verheiratet und lebt in der Nähe von Karlsruhe. Informationen: www.stephanievolk.de