Quelle: Cisco, Copyright: Jordan Reeder / Reeder Studios LLC
Die Corona-Pandemie hat nicht nur Innenstädte, Restaurants und Büros, sondern auch die Veranstaltungsräume leergefegt. Allein in der ersten Corona-Welle wurden laut Meeting- und EventBarometer bereits mehr als die Hälfte aller geplanten Veranstaltungen abgesagt. Die Betriebe der Branche fuhren über alle Veranstaltungsarten hinweg im Schnitt sechsstellige Verluste ein; jeder dritte Arbeitsplatz in der Branche könnte gefährdet sein.
Klar ist: Eine nahtlose Rückkehr zur früheren Konferenzroutine wird es in absehbarer Zeit nicht geben. Das ist die schlechte Nachricht. Die gute lautet: Für die Anbieter von Tagungsräumen, Co-Working-Flächen und Meeting-Facilities gibt es durchaus Chancen, ihre Kapazitäten auf die neue Realität einstellen und wieder ins Geschäft zurückzukehren. Welche Möglichkeiten sich Veranstaltern bieten und welche Schritte sie jetzt in die Wege leiten müssen, haben die Technologiefirma Cisco und die Unternehmensberatung Metaplan in einer gemeinsamen Studie ergründet.
„Die Branche braucht digitale Lösungen, die über den Lockdown hinausgehen“, sagt Katharina Jessa, Leiterin Small & Medium Enterprises bei Cisco, „wir möchten Hotels, Eventlocations und anderen Meeting-Anbietern helfen, jetzt das Richtige zu tun, um in einem veränderten Veranstaltungsgeschäft wieder Fuß zu fassen.“ In Interviews mit Office- und Co-Working-Anbietern, Hotelbetreibern unterschiedlicher Größe ergründete ein Team von Metaplan-Beratern genau diese Fragen.
Die Ansprüche sind gestiegen
„Wir versuchen, möglichst nah an die jeweilige Entscheidungssituation heran zu gehen und gleichzeitig auszuloten, aus welcher Binnenperspektive heraus ein Kunde agiert“, erklärt Anna von Bismarck, Senior Consultant bei Metaplan. „Dabei sind neben Produkteigenschaften auch kundeninterne organisationale Gegebenheiten wie Geschäftsmodelle, Zielsysteme und selbst scheinbar banale Dinge wie Dienstpläne oder die räumliche Situation relevant.“ Zudem ist die virtuelle Meeting-Kultur in der Corona-Krise deutlich „erwachsener“ geworden.
Heißt: Die Kunden stellen inzwischen sehr viel höhere Ansprüche an Ausstattung und Technik – inklusive Cybersicherheit – als noch vor wenigen Monaten. „Corona war für alle ein Crashkurs in puncto digitaler Kollaboration“ so von Bismarck. Die Zukunft gehöre vielmehr hybriden Tagungen und Events, bei denen virtuelle Teilnehmer qualitativ ähnlich präsent sein können wie die physisch Anwesenden. Dabei darf allerdings auch die Sicherheit nicht zu kurz kommen, denn niemand möchte Unbefugten die virtuelle Tür öffnen.
Viele noch nicht vorbereitet
Dies gilt für Tagungen im größeren Kreis genauso wie für Geschäftsreisende, die sich von unterwegs zu Meetings dazuschalten und virtuell (mit-)arbeiten wollen. Wer als Hotelbetreiber für sie attraktiv sein oder werden will, muss daher nicht nur seine Konferenzräume, sondern auch Gästezimmer digital aufrüsten. „Hotelgäste erwarten, ihre Zimmer als technologisch vollwertige Büros nutzen zu können“, weiß Sebastian Barnutz, Partner bei Metaplan. „Mit einem wackeligen WLAN-Router auf jeden Hotelflur wird es daher künftig nicht mehr getan sein.“
Gefragt seien vielmehr Tools und Systeme auf hohem technischem Niveau, die Whiteboarding, immersive Meeting-Erlebnisse und sichere Kollaboration zwischen Menschen ermöglichen, die u.U. tausende Kilometer voneinander entfernt arbeiten. Dafür braucht es Technologien, die standardmäßig vor Ort bzw. als Clouddienst verfügbar sind und nicht vor jeder Tagung installiert werden müssen. Und es braucht eine Belegschaft, die Kollaborationstechnologien nicht mehr als Add-on, sondern als unabdingbare Voraussetzung für ein modernes Meeting-Business begreift.
Vor der Branche liegt also ein kräftiger Hybridisierungs-, Digitalisierungs- und Professionalisierungs-Schub. Denn die allermeisten Hotels und Business Centers sind für die nächste Stufe digitaler Kollaboration noch nicht ausgestattet. Auch das hat die Pandemie verändert: Was im vergangenen Jahr möglicherweise noch ausreichte, wird künftig definitiv nicht mehr gut genug sein.