Quelle: WienTourismus
Mit der Wiener Tourismuskonferenz Ende September in der Hofburg zeigte WienTourismus, wie das „Neue Normal“ in der Tagungsbranche funktionieren kann. 200 Live- und über 1.000 virtuelle Gäste nahmen an der Hybrid-Veranstaltung mit maßgeschneidertem Präventionskonzept teil.
Dafür arbeitete WienTourismus drei Monate lang Hand in Hand mit Prof. Hans-Peter Hutter – stellvertretender Leiter der Abteilung für Umwelthygiene und Umweltmedizin an der Medizinischen Universität Wien – an der Ausarbeitung eines umfassenden Sicherheitskonzepts. Ein zentrales Element der Strategie war die schnelle Durchführung von Covid-19-Antigentests vor Ort, was eine detaillierte Vorbereitung sowie eng koordinierte Maßnahmen erforderte.
Hierzu wurden zwei Teststraßen direkt vor dem Eingang zum Kongresszentrum eingerichtet. Innerhalb von drei Stunden wurden alle 200 Gäste mittels Antigen-Schnelltest getestet, die Auswertung dauerte maximal 15 Minuten. Besondere Aufmerksamkeit galt den Verhaltensregeln, die eine sichere gemeinsame Umgebung gewährleisten sollen, einschließlich der üblichen Abstandsmaßnahmen. Umgesetzt wurde dies mit Hilfe von Bodenmarkierungen, Plexiglas-Abtrennungen, Handdesinfektionsmittel-Stationen und zusätzlichen Luftfiltersystemen. Zudem galt eine Maskenpflicht.
Im Kongresszentrum wurden den Gästen personalisierte Sitzplätze zugewiesen. Um den (österreichischen) Mindestabstand von einem Meter zu garantieren, waren die Sitze in einem Schachbrettmuster angeordnet. Ebenso wichtig war die Gewährleistung einer starken Begleitkommunikation. Dazu waren u.a. ein eigener Covid-19-Beauftragter vor Ort sowie auf die Event-Situation geschulte MitarbeiterINNen und Dienstleister. Die Teilnehmenden wurden bereits im Vorfeld umfassend über alle getroffenen Vorsichtsmaßnahmen sowie Verhaltensregeln informiert.
Externe konnten die Konferenz via Live-Stream verfolgen und sich mittels digitalem Avatar in der virtuellen Version des Festsaals austauschen. Sie hatten zudem die Möglichkeit für ein virtuelles Networking mit dem Wiener Tourismusdirektor Norbert Kettner und dem Reisejournalisten und Autor Doug Lansky, der als Keynote Speaker geladen war. Fazit von Christian Woronka, Leiter des Vienna Convention Bureau: „Die Einhaltung strenger Sicherheitsmaßnahmen und der Einsatz innovativer Maßnahmen ermöglichen die Durchführung physischer Tagungen auch unter den aktuell schwierigen Rahmenbedingungen.“
Wer sich das Ganze ansehen möchte – es gibt ein Best-Practice Video auf YouTube